I.   APPLICANTS DETAILS 
  
Name :(( Prof/Dr/Ms)……………………..Staff No.:…………................................. 
 
Designation:........................................... Department:………………………….. 
 
Nature of Employment 
(i) Permanent                    (ii) Contract               (iii) Temporary 
 
Date of Appointment..................... to.............................. [in cases ii) and iii) above 
 
 
2.  DETAILS OF CONFERENCE/SEMINAR/SYMPOSIUM/WORKSHOP 
 
Title/Organising Body: 
………………………………………………………………………………………………………....................... 
Venue………………………………………………………………………………………………………… 
……………………………………………………………………………………………………………… 
Date: 
 
From…………………………………………………………………………………… 
To…………………………………………………………………………………………………………… 
 
 
3.  DETAILS OF ESTIMATED EXPENDITURE        Source of finance: Tick. appropriate box 
 
 
 
DUT 
 
Other   
 
3.1  Travel expenses 
R............................ 
 
 
 
3.2  Registration fee 
R...................... 
 
 
 
 
R....................... 
3.3 Accommodation and 
Subsistence 
 
 
TOTAL 
R.......................... 
 
 
1 
 
 
 
 
3.4  If you ticked OTHER in 3. 1 indicate source/s of funding applied for/received? 
 
3.4.1 
Name of Agency/Source…………………………………………………………………………………………… 
 
3.4.2 
Amount applied for/received………………………………………………………………………………………. 
 
3.5  If you ticked DUT in 3. 1 indicate DUTsource/s of funding?  
 
 
…………………………………………………………………………..................................................................... 
 
4.  PARTICIPATION DETAILS 
 
 
4.1  Have you been invited to chair a session/participate on a panel/present a paper or poster? 
Yes                        No 
4.2 Is this conference/seminar/symposium/workshop  directly related to your field of discipline? 
Yes                     No 
4.3 Motivation for this request (supporting documents, such as the nature of the 
conference/symposium/seminar/workshop) 
………………………………………………………………………………………………………………………………… 
 
………………………………………………………………………………………………………………………………… 
 
 
5.  APPLICANT’S UNDERTAKING 
 
A written report on the conference/seminar/symposium/workshop etc. will be submitted to the  
relevant head within thirty (30) days of the event. 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
Signature of Applicant: ……………………………………………..Date: ……………………………… 
 
 
2 
 
 
 
 
 
6.  RECOMMENDATION BY HEAD OF DEPARTMENT/LINE MANAGER 
 
6.1  Submission of report from previous conference/seminar/symposium/workshop 
Yes                     No 
 
6.2 Confirm that the seminar/symposium/workshop  is of: 
 an academic nature                                  a professional  nature 
 
6.3 This application is                                    Recommended                           Not Recommended 
 
 
 
Signature:……………………………………………………………………………           Date:………………………………… 
 
 
7.  RECOMMENDATION BY EXECUTIVE DEAN/EXECUTIVE DIRECTOR 
 
This application is                                Recommended                                   Not Recommended 
 
 
 
 
 
 
 
Signature:………………………………………………………………………… 
Date:…………………………………… 
 
 
 
8.  APPROVAL BY RELEVANT DEPUTY VICE-CHANCELLOR(For international Travel only) 
 
 
This application is                                                Approved                                                  Not approved 
 
 
 
 
Signature:……………………………………………………………………… 
Date:…………………………………….. 
 
 
 
 
 
3 
 
 
 
 
 
9.  SUPPORTING DOCUMENTS 
 
 
 
CHECKLIST 
Yes 
No 
 
1.  Previous conference/seminar/symposium report 
 
 
 
 
 
2.  Information on conference/seminar/symposium (e.g. invitation, programme etc.) 
 
 
3.  Reference documents for figures (e.g. flight ticket quotation, conference 
 
 
registration invoice etc.) 
4.  Acceptance of paper if presenting 
 
 
 
 
 
4 
 

Document Outline